Данная статья имеет антикризисный характер. Она направлена не на развитие и цифровизацию компании, а на перестройку и сохранение стабильности в условиях ограничений. Мы разберем: как понять, какое ПО заменять, как выделить ключевой функционал и выбрать альтернативу, на что обратить внимание при планировании проектов по импортозамещению, чтобы этот процесс прошел наиболее безболезненно и с минимальными рисками, в том числе из-за сопротивления персонала.
Определение потребности
Первое, с чего необходимо начать переход – определить, какие именно решения необходимо замещать. Ведь разом все заменить будет, во-первых, очень дорого, во-вторых, очень рискованно. Ниже приведу статистику относительно успешности проектов, в зависимости от их масштаба.
Это статистика от Standish Group, которая занимается мониторингом и анализом проектного управления в ИТ с 1994 года.
Итак, нам необходимо выбрать наиболее критическое ПО и реализовывать импортозамещение небольшими проектами, шаг за шагом. Для этого необходимо провести небольшой анализ по следующим критериям:
Какое ПО уже установлено. Цель – провести аудит того, что у вас есть сейчас.
Какой тип владения: подписка, лицензия. Цель – оценить риски внезапной блокировки, сможет ли решение работать «автономно».
Оценка критичности ПО для вашей компании, сможете ли вы работать без него? Определение того, участвует ли ПО в отдельном бизнес-процессе, или без него пострадает отдельная функция, а может, вся компания? Необходимо ответить на вопрос «Что будет, если его исключить?». Здесь можно сделать некую рейтинговую шкалу. Например: 5 – ПО критическое, несет угрозу для работы всей компании, возможно внезапное отключение; 4 – ПО критическое, но может работать автономно; 3 – ПО участвует в нескольких бизнес-процессах, но угрозы компании не несет. В худшем сценарии – временные затруднения и излишние затраты; 2 – ПО локальное, при блокировке компания справится без лишних затрат; 1 – ПО локальное, блокировка возможна, но не принесет ущерба; 0 – ПО локальное, может работать автономно.
По итогу у вас сформируется реестр, в котором можно выявить наиболее приоритетные направления для импортозамещения: что нужно менять здесь и сейчас, что попозже, а что можно вообще не замещать. Конечная цель этого анализа – найти ключевые ограничения системы (ИТ-решения, без которых компания не сможет продолжить работу и с наибольшими рисками). Благодаря этому вы сможете выставить приоритеты, подготовить план и начать импортозамещение сфокусировано. Кроме того, есть вероятность отказа от «мусора» - тех систем, которые, по сути, не несут пользы и ценности.
Определение ключевых требований
После определения ключевых требований у вас появится план с четкими приоритетами и очередью. Теперь необходимо понять, что выбрать из существующих на рынке альтернатив. Есть ли вообще решения, полностью заменяющие аналоги, или необходимо внедрить 2-3 новых решения.
Теперь нужно снова провести анализ, но уже для выделения критериев, по которым вы будете отбирать конкретное ПО на рынке:
Определить каким именно функционалом вы пользуетесь и для решения каких задач. Цель – понять, что из всего перечня действительно востребовано. Как показывают исследования, регулярно используется лишь 20% функционала, еще 30% иногда, а 50% функционала не используется никогда.
Определить перечень критического функционала, без которых ваши процессы либо остановятся, либо трудозатраты при ручном выполнении создадут перегрузку людей и потребуется найм дополнительных сотрудников.
Структурировать эту информацию в определенном перечне с четким описанием и рейтингом.
Итоговая цель этой работы – определить критические требования, которые необходимо выполнить для безопасности организации и подбора уже необходимых аналогов или их комбинации. То есть также проработка ключевых ограничений, но уже более локальных.
Выбор альтернатив
Вы определили, какое ПО необходимо замещать, и понимаете, какие ключевые функции необходимы. То есть появились критерии отбора решений. Далее начинается работа по анализу рынка.
Здесь необходимо проработать две стратегии:
поиск комплексных замен ПО
поиск решений от стартапов и локального ПО, которое может закрыть наиболее критические задачи.
Далее сравниваем, что получилось в результате проработки: может ли решение от стартапа закрыть критический функционал, что экономически приемлемо. Особое внимание необходимо обратить на возможности взаимной интеграции между решениями, если решили подбирать вместо одного решения несколько других. И в целом необходимо отбирать решения с учетом возможности их внедрения в бизнес-процессы
Внедрение и работа с персоналом
Теперь настало время планировать внедрение нового ПО.
Тут необходимо использовать два инструмента:
Проектное управление
Выбор правильного подхода к реализации проекта и соблюдение основных правил этого подхода – один из главных факторов успешного импортозамещения.
Ранее мы рассмотрели статистику проектного управления и понимаем, что лучше всего проводить поэтапное импортозамещение по гибким методологиям.
Внедрение изменений
Если с подходом к выбору ПО все понятно и предсказуемо, то внедрение изменений и работа с людьми – сложное направление. Как только вы начнете заменять ПО, ваши люди начнут сопротивляться. И вам необходимо изначально определиться, как вы будете проводить эту работу.
Здесь дополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей Импортозамещение в ИТ и работа с людьми: рекомендации для служб ИТ, где есть видео и презентация с нашего доклада для ИТ-служб правительства Ульяновской области.
Если кратко, то для минимизации сопротивления персонала необходимо:
Подготовить объяснение, зачем необходимо осваивать новое ПО и почему невозможно пользоваться знакомыми решениями (риски информационной безопасности, недоступность ПО и т.д.).
Запланировать подготовку детализированных инструкций по типовым сценариям работы с новым продуктом, с иллюстрациями и, желательно, с видео.
Демонстрировать готовность помочь и ответить даже на самые банальные и «глупые» вопросы, пошагово пройти все нюансы с членами вашей команды.
Выделять 10-15% активных новаторов в подразделениях (они сами проявляют активность). Собирайте с них обратную связь о необходимых инструкциях, доработках, выстраивайте с ними неформальную связь, обучите их бережливому производству, чтобы на стадии внедрения собирать предложения по доработке ПО и оптимизации бизнес-процессов.
Проводите внедрение новых продуктов тоже через небольшие пилоты. Это позволит собрать все проблемы на новаторах, включить их в рабочий процесс, подготовить качественные инструкции и уже потом масштабировать готовое решение, используя новаторов как агентов изменения.
Заключение
Импортозамещение ПО - это сложная, но решаемая задача на стыке ИТ-технологий, управления бизнес-процессами, проектного управления, внедрения изменений и работы с персоналом. Залог успеха – выявление наиболее критичного ПО, выделение критичного функционала и методичная работа. Ключевая рекомендация – помните и людях, зачастую самый крутой проект проваливается именно из-за недостаточного внимания к людям.