Современный мир стремительно уходит в онлайн. И один из трендов - переход на удаленку. Причем этот тренд легко понять. Если посмотреть со стороны работодателя, то:
можно сократить затраты на офис (как сократить площади, так и выбрать место "попроще");
можно сократить затраты на оплату труда, ведь зачем нанимать человека из Москвы, если можно из Астрахани, где уровень зарплат ниже? Кроме того, нанимая людей на удаленку даже внутри своего региона, можно сэкономить до 30-40%. Для людей это создает ценность и они готовы пойти туда где платят меньше, но можно не ходить в офис;
повышается лояльность сотрудников.
Если посмотреть со стороны работника, то плюсов также множество:
можно работать в чем удобно;
не нужно тратить время на дорогу, а это время для спорта, игр, отдыха, да и просто меньше устаешь;
гибкость рабочего дня;
отсутствие контроля, когда смотрят из-за плеча;
повышается структурированность коммуникации, практически полностью пропадают "бесполезные" разговоры, все по делу и ничего не отвлекает. Рай интроверта.
Но все ли так прекрасно? Или есть проблемы? Почему так трудно выстроить удаленное взаимодействие команд? И почему многие компании в итоге хотят отказываться от удаленки? А главное, что делать? Давайте разбираться.
И здесь можно выделить 2 ключевых проблемы:
выгорание людей;
нарушение коммуникации в команде.
Обе проблемы ведут не просто к снижению производительности, но и в целом могут привести к коллапсу и деградации коллектива. Проблему выгорания мы трогать не будем, а вот про коммуникацию разберемся немного глубже. Основой для этой статьи является цикл статей о коммуникации.
Каналы коммуникации
Прежде чем погружаться, давайте вспомним несколько элементов коммуникации, а именно каналы, эмоции и барьеры.
Каналы
У человека есть несколько каналов восприятия информации.
Визуальный - преобладает зрительный канал восприятия: формы, расположения, цвета.
Аудиальный - преобладает слуховой канал восприятия: звуки, мелодии, их тон, громкость, тембр, чистота
Кинестетичный - преобладает тактильные ощущения, а также вкусовые органы чувств: прикосновения, вкус, запах, ощущение текстур, температуры.
Дигитальный - доминирует логическое мышление, анализ смыслов и чисел.
И у любого человека работают все каналы, однако есть доминирующий.
Эмоции
Эмоции - самый древний способ коммуникации. Эмоции и работа с ними это то, что делает из нас людей, что отличает от роботов. А все маркетинговые стратегии строятся на продаже нужных эмоций.
Работа с эмоциями один из ключевых навыков управленца. И чем выше мы поднимаемся по карьерной лестнице, тем важнее работа с эмоциями, без этого невозможно сформировать устойчивую и эффективную команду, преодолевать кризисы.
Барьеры
Ну и в заключение вспомним, какие существуют барьеры в коммуникации:
психологические (иное восприятие другого человека, отсутствие контакта в процессе общения);
смысловые (фонетические и речевые);
физические (неподходящие или некомфортное обстановка и время, нарушение комфорта в процессе общения).
Психологические барьеры общения
Изначально искажённое восприятие другого человека:
общественные стереотипы и предубеждения, в т. ч. культурные и этнические: «все мужчины», «эти иногородние». Также сюда можно отнести ярлыки — закреплённая за человеком негативная оценка: «неудачник», «истеричка», «он какой-то странный»;
собственные установки и шкала ценностей :например, негативная установка («стакан наполовину пуст»);
каузальная атрибуция: приписывание хорошего себе, а плохого — другим.
Отсутствие контакта во время общения:
разница в темпераменте, возрасте, культурно-этнические различия;
эмоциональное возбуждение, обида, желание выплеснуть эмоции или поставить другого на место;
невнимательность, неумение слушать, желание говорить самому;
нарушение комфорта при контакте: закрытость, громкий голос, резкие движения, слишком близкая дистанция, прикосновения.
Смысловые барьеры общения
Речевые барьеры:
использование непонятных собеседнику слов: профессиональный жаргон, вставки из других языков, терминология;
слишком большой объём передаваемой информации;
неструктурированная подача информации;
большое количество слов-паразитов и мусора.
Фонетический барьер:
слишком быстрый или медленный темп речи;
нечёткое произношение звуков, плохая артикуляция;
монотонность: нет смысловых пауз и акцентов;
особенности голоса или произношения, отвлекающие от смысла речи.
Что такое цифровая коммуникация?
Так чем же отличается взаимодействие в цифровом мире от реального? Цифровая коммуникация - это взаимодействие через цифровые каналы с помощью:
передачи голоса;
передачи видео;
демонстрации материалов (экрана / презентации / мыслительной карты / текст).
И бесспорным плюсом цифровой коммуникации, которую мы наблюдаем в проектах, она становится структурированной. По нашим наблюдениям переход в цифровое взаимодействие снижает количество "мусорной" коммуникации практически до нуля.
Подводные камни
Но как Вы уже поняли, без подводных камней не обойтись. В природе не бывает идеальных решений и систем.
И давайте зададим себе несколько вопросов.
Позволяет ли видеокамера смартфона или ноутбука передать видео со всеми деталями, с мимикой?
Бывают ли перебои в связи и обрывы, или все и всегда стабильно?
Передает ли аудиоканал наш голос без искажений, со всеми оттенками, интонациями?
Возможно ли считать в итоге эмоции собеседника или собеседников? Или мы имеем обрезанные каналы?
Легко ли соблюдать этикет, выдерживать паузы и никого не перебивать, когда идут задержки в передаче сигнала?
А сфокусированы ли люди на нас во время онлайн коммуникаций, или они заняты своим делом?
А что делать, когда это только аудиосозвон, когда 90% информации вообще не передается?
В итоге в ходе цифровой коммуникации мы теряем большую часть информации. То есть мы уверенно попадаем в ловушку и без того самого сложного направления в менеджменте и наталкиваемся на барьеры.
Что делать?
По нашему опыту оптимальное решение - гибридный вариант взаимодействия и следование правилам взаимодействия в цифровом пространстве. Так мы получаем и эффективность, и поддерживаем качественную коммуникацию, чувство сопричастности и командность в коллективе.
В итоге мы рекомендуем следующий набор правил:
По возможности проводите очную встречу команды 1 раз в 1-3 недели: обсуждение проектов, неформальные встречи, тренинги с кросс-взаимодействием.
Выберите единое пространство, где будут все рабочие задачи и структурируйте рабочий процесс либо на самой доске (Kanban), и/или цветовыми метками. Важно, чтобы вы понимали, что происходит и могли выявить отклонения без необходимости проводить лишние совещания.
Опишите правила взаимодействия на главной доске подразделения, чтобы они были явными и на видном месте. Не было недосказанности и чувства несправедливости.
Название рабочих задач должно содержать глагол в неопределенной форме и обозначающим, что надо сделать. А сама задача состоит не менее чем из 5 слов.
Делайте раз в неделю обзор всех задач вместе с подчиненными. Оптимально - оффлайн. Проговаривайте все вопросы и давайте сотрудникам высказаться.
Сформируйте в чатах группы для обсуждения рабочих вопросов и "курилки" для "мусорного общения". Так людям будет проще оставить рабочие чаты с уведомлениями (ведь там только важное), а в "курилки" заходить по желанию.
Фокусируйтесь на соблюдении этикета и правил вежливости. Используйте по 1-2 смайла на сообщение.
Сочетайте переписку с голосовыми и видеозвонками. Не допускайте перегибов.
Задавайте уточняющие вопросы, чтобы избежать недопонимания.